Verzamelklanten
Rekeningen en betalen
De digitale rekening voor verzamelklanten
Sinds juni 2023 ontvangen verzamelklanten rekeningen in XML format. Naar aanleiding van diverse klantsignalen, waaruit bleek dat dit niet voor iedereen werkbaar is, hebben we onze digitale rekeningen aangepast. Op deze pagina leest u hoe onze digitale rekening er nu uit ziet en hoe u kunt betalen.
- Een rekening met XML en PDF bijlage
- Automatisch incasso en de verzamelrekening
- Na uw jaarafrekening betaalt u in 12 termijnen
Een XML en PDF als bijlage
Uw volgende rekening ontvangt u via een e-mail met 2 bijlages.
• In de e-mail staat het totaalbedrag
• Bijlage: 'verzamelfactuur' en specificatie op leveringsadres in pdf
• Bijlage: XML met alle rekeninggegevens per leveringsadres
U kunt hierbij zelf bepalen welke bijlage (PDF of XML) u voor uw administratie gebruikt.
Een XML kunt u automatisch inlezen
Een XML bestand kan automatisch worden ingelezen in de boekhouding. Ook kan de XML in Excel geopend worden om te lezen. Alle informatie hierover hebben we op een rij gezet in een handleiding.
Automatisch incasso en de verzamelrekening
Van veel klanten ontvingen we signalen dat bij het betalen via automatische incasso het koppelen van de afschrijvingen per leveringsadres aan de verzamelrekening in XML voor moeilijkheden zorgt. Helaas hebben we hier geen oplossing voor. Daarom hebben we ervoor gekozen om vanaf nu alle klanten via een handmatige betaling te laten betalen.
Heeft u geen problemen met betalingen via automatische maandelijkse afschrijvingen?
Dan kunt u uw betaalwijze terug laten zetten naar automatisch incasso. Houdt u er wel rekening mee dat de afschrijvingen maandelijks en per leveringsadres plaatsvinden. De PDF en de XML-factuur hebben een ander betaalkenmerk. De enige manier om deze betalingen op adresniveau eenvoudig te verwerken, is door de XML op adresniveau uit te lezen. Dit komt omdat de XML factuurgegevens op adresniveau bevat en de PDF niet.
U kunt uw betaalwijze aanpassen door een e-mail te sturen naar verzamelklanten@vitens.nl. Vermeld hierbij uw klantnummer en de groepering die het betreft.
Half november ontvangt u alle (openstaande) rekeningen in nieuwe vorm
Betaalt u handmatig?
Dan ontvangt u alleen de rekeningen die sinds 19 juni 2023 zijn verstuurd en die nog niet zijn betaald in de nieuwe vorm. Zo kunt u deze alsnog betalen en verwerken.
Betaalde u voorheen via automatische incasso?
Dan ontvangt u alle rekeningen die sinds 19 juni 2023 zijn verstuurd in de nieuwe vorm. De nieuwe rekeningen zijn verzamelrekeningen. De incassering heeft op leveringsadres plaatsgevonden. Daarom ontvangt u eenmalig ook een overzicht in Excel. Hierin staat welke adressen/incasso’s horen bij welke verzamelrekening zodat u de afschrijvingen verder kunt verwerken in uw administratie.
We vragen u de nog openstaande rekeningen binnen 15 dagen na ontvangst te betalen.
Het betalen van uw rekeningen
Handmatig via de betaalknop
In de mail met uw rekening kunt op de betaalknop drukken om het totaalbedrag in 1 keer over te maken. Het betaalkenmerk wordt bij de betaling automatisch meegeleverd.
Handmatig via een bankoverschrijving
U maakt zelf een bankoverschrijving aan om het totaalbedrag over te maken. Vermeld hierbij altijd het betaalkenmerk van de factuur. Dit staat in de begeleidende mail.
Handmatig via XML inlezen
In de mail zit een XML bijlage bijgevoegd die u rechtstreeks in uw administratie kunt inlezen om vervolgens via uw boekhouding de betaling te verrichten. Zie hiervoor ook de downloads met uitleg over hoe dit in te richten.
Automatische incasso
Via automatische incasso wordt per leveringsadres automatisch het termijnbedrag van uw bankrekening afgeschreven. Omdat u voor meerdere adressen in één verzameling betaalt, ontvangt u ook bij de betaalwijze automatische incasso een digitale rekening van ons.
In het nieuwe jaar betaalt u in 12 termijnen
In de nieuwe klantadministratie betalen al onze klanten, particulier en zakelijk, in 12 termijnen (voorschotten) hun jaarbedrag. Voor u gaat dit in na uw volgende jaarafrekening. We spreiden uw verwachte jaarbedrag over 12 termijnen en passen uw termijnbedrag hierop aan. Op uw jaarafrekening ziet u uw nieuwe termijnbedrag. U ontvangt uw jaarafrekening in januari 2024. Het nieuwe aantal betaaltermijnen gaat automatisch in nadat u uw jaarafrekening heeft ontvangen.
Heeft u nog vragen?
Heeft u nog vragen over de nieuwe digitale rekening van Vitens? Neemt u dan contact op met onze relatiemanagers. Wilt u telefonisch contact? Geeft u dit gerust aan, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.
Downloads
Veelgestelde vragen
-
Hoe kan ik weer via automatische incasso betalen?
Kunt u onze XML-facturen verwerken en is een automatische afschrijving per leveradres geen probleem? Dan is het mogelijk om weer via automatische incasso te betalen. Stuur hiervoor een verzoek naar verzamelklanten@vitens.nl.
Vermeld hierin:
- Uw verzoek
- Het betreffende klantnummer,
- Het IBAN nummer die wij mogen gebruiken voor de individuele incasso’s.
-
Wanneer komt er een oplossing zodat ik het totaal bedrag in één keer via automatische afschrijving kan betalen?
Op dit moment is het alleen mogelijk om per adres via een aparte automatische afschrijving te betalen. U kunt niet via één automatische afschrijving voor meerdere adressen in één keer betalen. Zodra het weer mogelijk is, zullen wij u hierover informeren.
-
Waarom betaal ik in 12 termijnen?
In de nieuwe klantadministratie betalen al onze klanten, particulier en zakelijk, in 12 termijnen (voorschotten) hun jaarbedrag. Voor u gaat dit in na uw volgende jaarafrekening.
-
Waarom is mijn betaalwijze aangepast?
Van veel klanten ontvingen we signalen dat bij het betalen via automatische incasso het koppelen van de afschrijvingen per leveringsadres aan de verzamelrekening in XML voor moeilijkheden zorgt. Helaas hebben we hier geen oplossing voor. Daarom hebben we ervoor gekozen om vanaf nu alle klanten via een handmatige betaling te laten betalen.
Heeft u geen problemen met betalingen via automatische maandelijkse afschrijvingen per leveringsadres?
Dan kunt u uw betaalwijze terug laten zetten naar automatisch incasso. Houdt u er wel rekening mee dat de afschrijvingen maandelijks en per leveringsadres plaatsvinden. De PDF en de XML-factuur hebben een ander betaalkenmerk. De enige manier om deze betalingen op adresniveau eenvoudig te verwerken, is door de XML op adresniveau uit te lezen. Dit komt omdat de XML factuurgegevens op adresniveau bevat en de PDF niet.
U kunt uw betaalwijze aanpassen door een e-mail te sturen naar verzamelklanten@vitens.nl. Vermeld hierbij uw klantnummer en de groepering die het betreft. -
Per wanneer betaal ik in 12 termijnen?
Na ontvangst van de eerst volgende jaarafrekening in januari 2024.
-
Waarom staan er dubbele adressen op mijn rekening?
Toevoegingen die niet officiëel geregistreerd staan in het Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) worden niet meer getoond. Hierdoor lijkt het alsof er adressen dubbel op uw rekening staan. In het XML bestand staan EAN nummers vermeld. Dit zijn unieke nummers per adres. Deze nummers gebruikt u om adressen te specificeren.
-
Klopt het dat ik een PDF bestand heb ontvangen voor de betaalde rekening(en)?
Dat klopt. Deze kunt u gebruiken voor uw boekhouding. Als u de rekening niet nodig heeft, dan kunt u deze als niet verzonden beschouwen.
-
Waarom staat op de termijnfactuur alleen het totaal bedrag voor water en BTW vermeld per leveringsadres?
Het is niet mogelijk om meer gegevens te vermelden in de bijlage (PDF). Voor een gedetailleerde specificatie van het bedrag verwijzen wij u naar het XML bestand.
-
Wanneer ontvang ik een kopie van de verzamelfacturen(PDF)?
Van maandag 20 november tot en met maandag 27 november zullen wij per dag een kopie versturen. U ontvangt dus niet alle rekeningen in 1 keer.
Hieronder vindt u de planning:
- 20 november versturen wij een kopie van de maand juni.
- 21 november versturen wij een kopie van de maand juli.
- 22 november versturen wij een kopie van de maand augustus.
- 23 november versturen wij een kopie van de maand september
- 24 november versturen wij een kopie van de maand oktober
- 27 november versturen wij een kopie van de november.
-
Wanneer ontvang ik het Excel bestand van de verzamelfacturen die al betaald zijn over de periode juni 2023 tot en met november 2023?
Deze ontvangt u op 28 en 29 november 2023.
De rekeningen met de XML in PDF vorm, ontvangt u in de periode van 20 november tot en met 27 november 2023.
-
Ontvang ik een rekeningen van de betalingen die al voldaan zijn via automatische afschrijving?
Half november ontvangt u alle rekeningen die sinds 19 juni zijn verstuurd in een nieuwe vorm.
U ontvangt van ons een e-mail met 2 bijlages:
- In de mail staat een betaallink voor het totaal bedrag
- Bijlage: 'verzamelfactuur' en specificatie per leveringsadres in PDF.
- Bijlage: XML met alle factuurgegevens per leveringsadres
De nieuwe rekeningen zijn verzamelrekeningen. De incassering heeft op leveringsadres plaatsgevonden. Daarom ontvangt u eenmalig ook een overzicht in Excel. Hierin staat welke adressen/incasso’s horen bij welke verzamelrekening zodat u de afschrijvingen verder kunt verwerken in uw administratie.
We vragen u de nog openstaande rekeningen binnen 15 dagen na ontvangst te betalen.
-
Waarom ontvang ik een extra rekening terwijl ik de betaling al voldaan heb?
Deze rekening(en) heeft u al betaald. Ze zijn alleen bedoeld voor uw administratie. Heeft u ze niet nodig voor uw administratie? Dan kunt u ze als niet verzonden beschouwen.
-
Wat moet ik doen met mijn openstaande rekeningen die ik niet kon betalen omdat mijn betaalwijze handmatig is?
We helpen u graag met het betalen van de openstaande rekeningen. Daarom sturen wij opnieuw de openstaande rekeningen naar u toe. Die ontvangt u op het volgende manier:
U ontvangt u een e-mail met 2 bijlages.
- In de mail staat een betaallink voor het totaal bedrag
- Bijlage: 'verzamelfactuur' en specificatie per leveringsadres in PDF.
- Bijlage: XML met alle factuurgegevens per leveringsadres
U kunt zelf bepalen welke bijlage (PDF of XML) u voor uw administratie gebruikt. Zo heeft u een verzamelfactuur in PDF om de betalingen te doen en om de rekening te verwerken. U ontvangt deze rekeningen rond 17 november.
